云南省農業農村廳關于印發云南省農田建設項目檔案管理規定的通知
云農規〔2022〕10號
各州、市農業農村局：
云南省農田建設項目檔案管理規定
第一章 總 則
第一條 為加強農田建設項目管理，規范檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》《農田建設項目管理辦法》（農業農村部令2019年第4號）、《農業農村部關于印發〈高標準農田建設質量管理辦法（試行）〉》（農建發〔2021〕1號），結合全省實際，制定本規定。
第二條 本規定所稱農田建設項目檔案，是指農田建設項目活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文檔等各種形式的歷史記錄。
農田建設項目檔案收集整理應當遵循：講得清資金出處、看得明建設過程、清晰描述資金支出、明確體現資金使用效益的原則。
第三條 農田建設項目技術文件材料分類立卷，技術檔案和施工管理資料齊全、完整。
第四條 農田建設項目辦公室必須有專人負責檔案管理，工作人員有保護檔案的義務，凡領導簽發的公文或呈批件，應當保持原貌，不得私自更改正文及附件；任何個人不得私自保存應歸檔文件、材料，更不得據為己有或拒絕歸檔；不得損毀、丟失、涂改、抄錄、公布和擅自銷毀檔案。
第五條 項目竣工驗收后，縣級農業農村部門應按照有關規定對項目檔案進行收集、整理、組卷、存檔，及時移交同級檔案管理部門。
檔案管理應當按照《歸檔文件整理規則》的要求，按時完成文件材料的歸檔整理工作，確保檔案的完整與安全，并按期移交。
第二章 歸檔文件的收集
第六條 文件收集方法:
（一）平時收集。管理人員要做好平時各種收、發文件的登記、傳閱、整理工作，建立收文、發文登記，并逐一進行登記、簽收。對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料應及時收集、分類存放。
（二）重點收集。對一些平時非正式行文、不作登記、內部使用的課題、調研報告、會議記錄、會議材料、紀要、建議、意見等材料，文書人員應重點進行收集。
（三）項目建設程序收集。對項目建設和管理的檔案，應該根據項目申報、批復、招投標、建設管理、縣級初驗、結算審計、績效評價的建設和時間順序進行收集，既要體現程序合規性也要體現建設管理的完整性。
第七條 文書人員應當對本單位工作中形成的農田建設項目文件材料做到“四個清楚”“四個齊全”“二個把關”。即一年來收文清楚，發文清楚，備查材料清楚，技術材料清楚；批復與報告齊全，正文與底稿齊全，附件與正件齊全，轉發件與原件齊全；蓋章把關，打印把關。凡本單位打印和需要蓋章的文件材料，應當保存一式兩份。
第三章 歸檔文件的整理
第八條 歸檔文件整理是指將文件以年度分類，以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件組卷應當清楚，將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊，并編號。
歸檔資料類別應當齊全，內容完整。歸檔的文件原則上為原件。沒有原件時，復印件要清晰，并注明原件存放位置。歸檔文件應字跡清楚、簽字蓋章手續完備。
歸檔文件整理一般以每份文件為一件。正文與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、圖冊、名冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。
進行歸檔文件裝訂時，正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后。文件應拆釘裝訂并逐頁編號，已裝訂成冊的報表、刊物、書籍等可不拆釘。
第十條 歸檔文件應當按年度分類，依排列順序逐件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章并填寫相關內容。
第十一條 歸檔文件應當根據分類方式和件號順序編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄一式三份，檔案盒首頁一份，農田建設項目管理單位保留一份，移交檔案管理機構一份。
檔案管理期限到達后移交時，應當接收檔案的管理機構核實移交檔案并在農田建設項目管理單位保留件上簽署確認意見。歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面，以便文件的查找利用。
第十二條 歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊索引項及備考表。檔案盒內歸檔文件的排列順序應與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，以便提供利用檔案時，檢索到文件條目后，能及時地找到文件的實體。
第十三條 文書、會計、音像、榮譽檔案的歸檔整理工作，于次年的6月30日前完成；項目檔案以單個項目為歸檔單位，于竣工驗收（期滿）之后的一個月內完成整理歸檔工作。如單個項目建設周期超過一年的，于建設周期結束之年的項目驗收完成后，進行整理歸檔。
第十四條 歸檔文件材料的整理，應當遵循農田建設項目文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
第十五條 歸檔文件要齊全完整，已破損的文件應予修整；對字跡模糊或易遇變化的文件應予復制。
第十六條 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、檔案盒等，應符合檔案行業標準和檔案保護的要求。填寫歸檔文件目錄及封面內容時，應采用計算機打印，不得手工抄寫。
第十七條 照片、錄音帶、錄像帶、光碟、磁盤、獎牌、錦旗、榮譽證書等資料歸檔時，要附有文字說明，注明時間、地點、對象、內容和責任者等。
第四章 檔案的分類和保管期限
第十八條 農田建設項目檔案分為五類:文書類、項目類、會計類、影像類、榮譽類。
第十九條 文書檔案是指各級關于農田建設的政策、管理規定、辦法、批復、呈批件、下達經費通知、領導講話、工作計劃、總結、報告、會議、培訓、簡報、大事記等文件材料。
州（市）、縣（市、區）上報省級的簡報和總結等文件材料，原則上不進行歸檔，為便于業務上的查找利用，州（市）、縣（市、區）自行保管備查，但項目變更、結余資金使用等特殊事件材料應當納入檔案歸檔。
第二十條 項目檔案是指與農田建設項目建設相關的前期準備階段、立項審批階段、招標投標階段、項目建設階段、竣工驗收階段、建后管護階段等各環節形成的文件資料、圖表和報告等。
（一）前期準備：主要包括農田建設項目儲備庫及項目建議書、可行性研究報告及其專家評審意見等文件資料。
（二）立項審批：
1.項目初步設計及相關審批文件資料。
2.項目實施計劃及相關批復文件及相關附件材料。
3.項目計劃調整、變更、終止的申報、批復等文件資料。
（三）招標投標：主要是項目招標方案、招標公告或邀請函、招標文件、評標報告、中標通知、中標單位投標資料、合同協議等；
（四）項目建設：
1.項目施工方案。
2.施工過程中的會議紀要資料(包括圖紙技術交底會、開工后變更會、施工監理日常會議等會議的會議紀要、圖片等)。
3.調整變更相關資料；
4.監理資料，主要是監理合同、監理規劃、監理細則、工程計量單及工程款支付憑證、監理日志、監理工作總結等。
5.施工管理資料：施工組織設計、轉序驗收相關資料、進場材料檢測報告、工程計量原始記錄、施工管理總結報告等。
（五）竣工驗收：
1.上級管理部門對項目驗收的有關材料，本級項目驗收的有關表格、工作總結及其他驗收資料等。
2.項目審計等有關文件資料。
3.竣工圖。
4.工程保修書。
5.竣工驗收合格證書。
（六）建后管護類:農田建設項目工程及其他固定資產移交、產權變更等有關文件資料。
（七）其他資料：上圖入庫信息、資金支付相關資料等。
第二十一條 電子、影像檔案是指記錄農田建設項目工作的各種照片、圖片、錄音、錄像、磁盤、光碟、電子文檔等材料。
第二十二條 榮譽檔案是指上級有關部門頒發、表彰的各種獎旗、獎狀、獎杯、獎牌、證書等實物。
第二十三條 農田建設項目檔案保管年限分為永久、長期、短期三種。50年以上的為永久，16至50年的為長期，15年以下的為短期。
反映農田建設管理主要職能活動和基本歷史面貌，在今后工作中需要長遠考查利用的檔案，應列為永久保管。
反映農田建設項目管理一般工作活動，在相當長時間內需要考查利用的檔案，應列為長期保管。
在較短時間內需要考查利用的文件材料，應列為短期保管。
第五章 附 則
第二十四條 歸檔文件分類和保管期限按照《云南省農田建設項目檔案分類及保管期限表》（見附件）辦理；會計檔案按照云南省財政廳、云南省檔案局印發的《會計檔案管理辦法》辦理。
第二十五條 本規定自2023年2月1日起執行，《云南省農業農村廳關于印發的農田建設項目系列管理規定的通知》（云農規〔2020〕3號）同時廢止。
附件：云南省農田建設項目管理檔案分類及保管期限表
【查看政策原文：云南省農業農村廳關于印發云南省農田建設項目檔案管理規定的通知】
